互相協(xié)作，共享文檔，是在處理文檔中經(jīng)常遇到的事情，Word 提供了共享文檔和信息的功能。
有許多方式可使 Office 程序之間共享信息。用戶可根據(jù)程序中 信息出現(xiàn)的方式，信息更改時是否更新以及與誰共享信息等要求來 決定共享信息的方式。如：
- 復(fù)制和粘貼：復(fù)制某個程序中出現(xiàn)的信息，并將其粘貼到另 一個程序中。
- 拖放編輯：在兩個打開的程序之間快速復(fù)制或移動信息。
- 導(dǎo)入和導(dǎo)出：使用在其他程序中創(chuàng)建的文件。
- 創(chuàng)建超級鏈接：在一個程序中創(chuàng)建跳轉(zhuǎn)信息，并用有顏色的、 加下劃線的文字或圖形表示。
- 鏈接對象：從某個文件中復(fù)制信息，并使其與源文件中的原 始數(shù)據(jù)的改變保持 一致。
- 嵌入對象：從某個程序創(chuàng)建的文件中復(fù)制信息，以便能容易 地編輯源程序中的數(shù)據(jù)而不離開當(dāng)前文檔。
小組協(xié)作工作時用戶編輯的文檔往往要提交其他用戶審閱，同時 會作出必要的批注和修訂，這也稱共享文檔。
用戶為了允許別人修訂自己的文檔，可以對文檔進行一定的設(shè) 置，使Word 在每次經(jīng)一位審閱者修訂后關(guān)閉文檔都能自己保存當(dāng)前 版本的文檔，所有版本都儲存在一篇文檔中，Word 會為文檔中的每 個版本記錄保存版本的日期和時間，包括修改者的姓名。以后可在 【版本】對話框中打開以前版本中的任何一個，在一個單獨文檔窗 口中進行查看。用戶也可以為當(dāng)前文檔提供一個副本，供別人審閱。 提供副本供別人審閱的步驟如下：
（1）打開準(zhǔn)備提供審閱的文檔。
（2）單擊【文件】菜單中的【版本】菜單項，打開如圖10-1 所 示的版本對話框。如果文檔已經(jīng)包含了多個版本，會出現(xiàn)在對話框 中。
（3）如果要查看當(dāng)前版本的備注，單擊【查看備注】按鈕即可。
（4）如果還沒有保存版本或者要新建一個版本，單擊【現(xiàn)在保 存】按鈕，在彈出的如圖10-2 所示的【保存版本】對話框中輸入版 本的備注后單擊【確定】按鈕即可。
（5）如果要打開某個版本來審閱，選定該版本后單擊【打開】 按鈕即可。
（6）如果不為用戶提供副本，應(yīng)該選中【關(guān)閉時自動保存版本】 復(fù)選框。這樣所有版本都會保存在一個文檔了。
用戶如果要在保存或另外保存一個文檔時保存版本，可以在【另存為】對話框中，單擊【工具】按鈕，在彈出的菜單中選擇【保存 版本】菜單項即可打開【保存版本】對話框，輸入版本備注即可。
要查看當(dāng)前文檔的版本信息，可以雙擊狀態(tài)欄的圖標(biāo)，即可 彈出如圖10-1 所示的【Doc2.doc 中的版本】對話框。
如果在提供審閱文檔時防止審閱者對文檔作了不通知用戶的修 改，可以對文檔作適當(dāng)?shù)谋Ｗo。
