大家知道，在Excel中可以通過設置數據的有效性來實現類似于網頁表單中的下拉菜單功能，這樣可以大大地提高數據的錄入速度和可靠性。但采用此方法要求下拉菜單中的選項不能過多，否則會影響錄入的速度。如果這些選項內容之間可進行分類、分組，那我們就可以用多個下拉選項(即級聯菜單)來解決此類問題。下面我們就從一個實例出發，給出在Excel中實現級聯菜單的兩種方法，希望能給使用Excel進行辦公的朋友提供幫助。
一、自定義數據的有效性
圖1中有兩個工作表，其中Sheet1用來采集客戶資料，并將其名稱改為“客戶數據采集”，在Sheet2的A列中保存了所有的省份， B列中的數據為各省份所屬的縣市并將工作表名稱改為“地區”(假設這里設置了三個省份，即江蘇省、浙江省和安徽省)。
1．定義單元格區域名稱
選中“地區”表中江蘇省所屬縣市的單元格區域B2∶B14，依次單擊“插入”菜單中的“名稱”，選擇“定義”，彈出“定義名稱”對話框，在“在當前工作簿中的名稱”框中lank>輸入所定義的名稱“江蘇”，單擊“確定”按鈕。類似地，我們可以將浙江省和安徽省所屬縣市的單元格區域名稱分別定義為“浙江”和“安徽”。
2．設置數據的有效性
切換到“用戶數據采集”表中，選擇要選擇輸入省份的D列，單擊“數據”菜單中的“有效性”命令，彈出設置“數據有效性”對話框，在有效性條件的“允許”列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入“江蘇,浙江,安徽”(分隔符為英文狀態下的逗號，如圖2所示)，單擊“確定”按鈕。接下來選中“所屬縣市”所在的E列，再次打開“數據有效性”對話框，在有效性條件的“允許”列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入公式“=INDIRECT(D2)”，單擊“確定”按鈕
提示：在關閉設置E列數據有效性對話框時，如系統彈出警告提示“源目前包含錯誤，是否繼續？”，只需確認就可以了。如果指定的D2單元格中已經選擇了一個省份再設置E列數據的有效性就不會出現此提示了。
3．數據錄入
錄入客戶資料時，首先選擇客戶所在的省份，然后再打開其右側“所屬縣市”所在的單元格時，我們就可以從下拉菜單中找到我們所需的選項了。